ИНФОРМАЦИОННЫЙ ПАКЕТ ДЛЯ ПРЕССЫ
Информационный пакет для прессы
(пресс-пакет, пресс-кит, медиа-кит) — один из основных инструментов связей с
общественностью, так как он включает несколько видов материалов и широко
используется во время самых разных мероприятий: пресс-конференций, презентаций,
выставок, годовых собраний акционеров и т.п. Многокомпонентность пресс-пакета
отвечает его главной задаче — предоставить СМИ исчерпывающую информацию о
происходящем событии и его основных действующих лицах, чтобы облегчить
журналистам процесс написания будущих материалов. Пресс-пакет должен быть
рассчитан не только на присутствовавших на специальном мероприятии журналистов,
но и на других заинтересованных репортеров, которые не смогли присутствовать, и
должен представить полную картину происходящего. Содержание пресс-пакета
предусматривает возможность последующего обращения к его материалам в качестве
справочных.
Рассмотрим состав и структуру
пресс-пакета. В минимальный стандартный набор документов для пресс-пакета
входит:
· пресс-релиз;
· информационное
письмо (бэкграундер) и/или фактическая справка (факт-лист);
· один
или несколько дополнительных материалов (в зависимости от характера проводимого
мероприятия).
Более полный пресс-пакет помимо
перечисленных материалов может включать:
1) программу
мероприятия;
2) заявление
для прессы;
3) интервью
с основными действующими лицами;
4) биографию
с фотографиями;
5) занимательную
статью (feature);
6) историю
из жизни (case story);
7) вырезки
из газет;
8) форму,
получившую название «вопрос-ответ»;
9) брошюру;
10)корпоративное
издание;
11)годовой
отчет.
Конкретный набор входящих в пресс-пакет
документов зависит от характера мероприятия. Например, если пресс-пакет
предназначен для распространения во время пресс-конференции, он состоит из:
· пресс-релиза;
· программы
мероприятия;
· информационного
письма о теме пресс-конференции;
· фактических
справок о предмете пресс-конференции, где указаны необходимые цифры и
графическая информация;
· заявления
для прессы (тексты выступлений основных действующих лиц пресс-конференции);
· списка
почетных гостей;
· биографий
основных участников с их фотографиями;
· фотографий
и других визуальных материалов по теме пресс-конференции.
В последнее время в пресс-пакет
вкладывают и материалы сайта организации в качестве «визуальной визитной
карточки» на диске.
Необходимо помнить, что чересчур полные
пресс-пакеты, содержащие все детали и факты, не выполняют условия быстрого и
легкого поиска информации, необходимого для корреспондентов. У репортера,
постоянно находящегося в состоянии спешки, так как срок подачи материала
истекает, нет достаточного количества времени, чтобы просмотреть все содержимое
папки. Журналисту нужно быстро найти необходимую информацию, и задача
специалиста по связям с общественностью — наиболее эффективно организовать и
подать предлагаемый материал.
Что касается оформления пресс-пакета, то
существует два наиболее распространенных способа: более простой способ подбора
всех необходимых документов в папку и более сложный и затратный способ
объединения материалов в сброшюрованную «книгу».
В первом случае в папку удобно
вкладывать уже подготовленные информационные материалы (бэкграундеры, биографии
руководителей, брошюры и т.п.). Такой формат характерен для выставок,
презентаций, незаменим в случае кризисных ситуаций, когда информация может
поступать в режиме реального времени.
Если предпочтение отдано этому способу,
то используется папка стандартного размера — формата А4 — с двумя отделениями,
логотипом пли эмблемой организации. В правое отделение помещается вся наиболее
важная текстовая информация (собственно пресс-документы), в левое — приложения,
материалы справочного (фотографии, биографии и пр.) и рекламного характера.
Западные практики советуют начинать
пресс-пакет коротким пресс-релизом, представляющим новостное событие, за
которым следуют бэк-фаундер, факт-листы, фотографии и т.д.
Если речь идет о специально
подготовленной акции, то использование второго способа может быть более
оправданным. Сброшюрованный пресс-пакет строится по принципу постепенного
развития основной темы. По сравнению с предыдущим способом книга-брошюра
обладает несколькими преимуществами. Во-первых, сброшюрованность позволяет
сохранить весь комплект материалов в целости и сохранности. Во-вторых, красиво
оформленный пресс-пакет может быть сохранен журналистом и пригодится ему
впоследствии. Однако в этом случае могут возникнуть и определенные неудобства
при работе с материалами, так как отдельный документ проще носить с собой и
обрабатывать при необходимости.
Однако независимо от способа оформления
пресс-пакета первичной всегда будет оставаться информация и форма ее подачи.
Таким образом, пресс-пакет — это
портативная и доступная энциклопедия о том, что представляет собой организация
или конкретный человек. Создание такого информационного пакета материалов,
который всесторонне описывал бы деятельность организации, облегчает работу специалиста
по связям с общественностью.
|