2. СПРАВОЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ АППАРАТ БИБЛИОТЕКИ

Согласно ГОСТу 7.0-99 справочно-библиографический аппарат (СБА) – это совокупность традиционных и электронных справочных и библиографических изданий, библиотечных каталогов, используемых при обслуживании читателей.

СБА — это комплекс взаимосвязанных и дополняющих друг друга частей, предназначенных для многоаспектного отражения и раскрытия фонда библиотеки, обеспе­чения читателей нужной им информацией и содействия профес­сиональной библиотечно-библиографической деятельности.

Качество СБА определяет уровень всей работы библиотеки, но в пер­вую очередь библиографической.

Состав, объем, содержание, структура и особенности организации СБА определяются статусом библиотеки, спецификой вуза (если библиотека учебная), фондами библиотеки и читатель­скими запросами.

Главные функции, которые выполняет СБА библиотеки, следующие:

- поисковая;

- коммуникативная;

- воспитательная;

- уточняющая.

Рациональность организации СБА зависит от наличия таких свойств, как системность, пластичность, надежность, доступность и экономичность.

Системность СБА означает, что он состоит из взаимосвязанных элементов, обеспечивающих его целостность. Основными взаимодополняющими элементами (частями) СБА являются:

- справочно-библиографический фонд, включающий официальные, нормативные, справочные и библиографические издания в традиционной и электронной формах;

- библиотечные каталоги (включая электронные), библиографические и фактографические картотеки, пополняемые библиографические базы данных;

- фонд неопубликованных библиографических пособий (ФНПБ).

Пластичность выражает способность СБА изменяться в зависимости от изменения запросов читателей, их содержания, состава запрашиваемых документов и фактов. В предвидении будущих вероятных запросов элементы СБА иногда изменяют: формируют новые разделы каталогов, картотек или даже новые тематические картотеки, составляют библиографические списки, меняют содержание частей СБА, переводят в архивную форму длительно невостребованные элементы. Таким путем обеспечивается возможность оперативного поиска и выдачи нужной информации. В СБА вносят изменения и в процессе его использования: проведя сложный, трудоемкий поиск, библиограф на основе его результатов вносит (или предлагает внести) дополнения в картотеки и другие элементы СБА. Таким образом, пластичность  выражает направленность общего свойства СБА – его динамичности.

Надежность СБА заключается в его способности удовлетворять типичные для данной библиотеки или ее подразделений разовые запросы. Типичность определяется по отношению к реальным и потенциальным, профильным для библиотеки или ее подразделения запросам. Таким образом, СБА содержит определенный запас информации, регулярно не запрашиваемой, но значимой и соответствующей вероятным запросам и информационным потребностям пользователей. Надежность гарантирует отражение в СБА наиболее ценной информации – ретроспективной и новейшей.

Доступность СБА отражает удобство его использования читателями. СБА становится доступным благодаря продуманному размещению его частей и элементов, соответствующему их оформлению, поддержанию в рабочем состоянии (своевременному выделению тематических рубрик в каталогах и картотеках, изъятию устаревшего материала, разукрупнению больших разделов картотек и т.п.).

Экономичность отражает вынужденное материально-финансовыми ресурсами библиотеки ограничение состава и полноты СБА. Это свойство оберегает СБА от избыточности содержания, чрезмерного роста объема, но вступает в противоречие с требованиями надежности.

Традиционный СБА состоит из трех основных частей:

- системы библиотечных каталогов и картотек;

- справочно-библиографического фонда;

- фонда выполненных справок.

2.1. Каталоги

Библиотечный каталог – перечень произведений печати и других документов, имеющихся в фонде библиотеки или группы библиотек, составленный по определенному принципу и раскрывающий состав или содержание библиотечных форм.

Каталоги построены на принципах научности, доступности, наглядности, информативности.

Принцип научности обеспечивается строгим соблюдением государственных стандартов, соответствующих правил и инструкций, умелым использованием таблиц библиотечно-библиографической классификации (ББК) и универсально-десятичной классификации (УДК).

Информативность каталогов достигается полнотой и многоаспектностью отражения в них состава и содержания фондов ЦБС, организацией каталогов на отдельные части фонда и виды изданий.

Доступность и наглядность каталогов и картотек создается правильно выполненным внутренним и внешним оформлением каталогов и картотек. Система каталогов и картотек должна быть обозрима, удобна для использования, структура каждого каталога и картотеки понятна читателям.

По охвату фондов библиотечные каталоги делятся на генеральные, центральные и сводные.

Генеральный каталог отражает весь фонд конкретной библиотеки.

Центральный каталог отражает основной фонд библиотеки и всех ее филиалов (например, в условиях ЦБС, в библиотеках вузов).

Сводный каталог отражает фонды нескольких библиотек региона или отрасли.

По способу группировки библиографических записей каталоги и картотеки делятся на алфавитные, систематические и предметные.

Алфавитный каталог (АК) – библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке фамилий индивидуальных авторов, наименований коллективных авторов или заглавий документов. Каталог содержит описание книг и брошюр по всем отраслям знания на русском и иностранных языках. АК выполняет одновременно функции и служебного и читательского каталогов. На карточках с основными библиографическими записями указываются полный классификационный индекс, предметные рубрики, сведения о добавочных записях, количестве экземпляров данного издания и их инвентарных номерах и в каких подразделениях библиотеки они находятся. С помощью АК проводится поиск по следующим типам запросов:

- имеется ли произведение данного автора в фондах библиотеки и, если имеется, каков его адрес (шифр);

- какие произведения данного автора имеются в библиотеке;

- какие переиздания данного произведения имеются в фондах;

- в каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора, составителя, редактора, переводчика и т.п.;

- какие выпуски входят в ту или иную серию;

- запрос на книгу, заглавие которой известно читателю;

- запрос на библиографическое уточнение, касающийся тех или иных элементов библиографической записи.

Внешнее оформление каталога составляет оформление ящиков каталога. Все ящики пронумерованы арабскими цифрами по горизонтали (слева направо) с помощью ярлыков. Ящики снабжены этикетками, которые помещены в пластмассовую рамку. На этикетке есть надпись, отражающая материал, содержащийся в ящике. Внутреннее оформление осуществляется при помощи каталожных разделителей. Они показывают порядок расположения записей, тем самым наглядно демонстрируя правила их расстановки. В среднем разделители размещены через 60-70 карточек.

В библиотеке рядом с каталогом разложены памятки, которые поясняют структуру АК и правила пользования им, приводятся примеры поиска информации.

Систематический каталог (СК) – это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются по отраслям знаний в соответствии с определенной системой библиотечно-библиографической классификации. В отличие от алфавитного каталога, в котором дается в основном формальный перечень имеющихся в библиотеке книг, в систематическом каталоге указывается литература по отраслям знания, в зависимости от ее содержания. Таким образом, раскрывается тематический состав фонда библиотеки. Он отвечает на вопрос о том, по каким отраслям знаний и какие именно книги имеются в библиотеке. Например, все имеющиеся книги в библиотеке по математике группируются за разделителем  ”Математика”, по физике – за разделителем “Физика” и т.д.

Кроме того, зная содержание книги, по систематическому каталогу можно установить ее автора и точное название. Так как систематический каталог непрерывно пополняется описанием новой литературы, то он всегда оперативней любого библиографического издания и дает возможность читателю обозреть всю новую литературу по интересующему его вопросу.

Систематический каталог состоит из двух подсистем: систематического каталога и алфавитно-предметного указателя к нему, который облегчает поиск по предметным запросам. Внешне он также оформлен надписями на этикетках каталожных ящиков. На этикетках указаны номера ящиков, индекс и наименование отраслевого деления, а ниже – первый и последний индексы карточек, включенных в данных ящик. Внутреннее оформление включает формирование отделов каталога на основе таблиц библиотечно-библиографической классификации (ББК). Внутри отделов библиографические записи сгруппированы в алфавитном порядке. За одним разделителем находится около 40 карточек. На выступе разделителя указывается индекс и наименование отдела или раздела. Каталог постоянно редактируется.

Ключом к систематическому каталогу является алфавитно-предметный указатель (АПУ) – это вспомогательный аппарат, представляющий собой алфавитный перечень предметных рубрик, раскрывающих содержание отраженных в СК документов с указанием соответствующих классификационных индексов. При формулировке рубрик АПУ используются основные правила теории и методики предметизации. АПУ постоянно пополняется. В АПУ принята пословная алфавитная расстановка рубрик. Организация рубрик  происходит с помощью разделителей, на которых указаны буквы и слоги. За каждым разделителем находится примерно 60 карточек. АПУ размещен в каталожных ящиках с этикетками, на которых указаны первые и последние буквы или слоги рубрик, помещенных в ящике, и номера ящиков.

2.2. Картотеки

Картотеки в составе традиционного СБА играют существенную роль, так как в них сосредоточен богатейший запас разнообразной информации.

Картотека – это совокупность определенным способом организованных карточек. Ее характеризуют три признака:

1. Картотека включает преимущественно библиографическое описание составной части книги или сериального издания.

2. На карточках картотеки не обязательно указание библиографического шифра.

3. В картотеке может содержаться информация об изданиях, отсутствующих в библиотеке.

 Библиотеки формируют систему картотек с учетом своей специфики и возможностей (тем более что в настоящее время их виды и количество не регламентируются, как раньше, специальными ин­струкциями и положениями).

Чаще всего организуются и ведутся:

- общие библиографические картотеки — систематическая карто­тека статей (СКС) или главная справочная картотека (ГСК), или главная информационная картотека (ГИК);

- тематические картотеки;

- краеведческие картотеки;

- специальные картотеки (заглавий художественных произведе­ний, рецензий, персоналий, картотеки произведений изобрази­тельного искусства и прочие).

Система библиографических картотек аналитически раскрывает состав и содержание газет, журналов и периодических сборников, продолжающихся и некоторых непериодических изданий в различных аспектах:

- по всем отраслям знания;

- определенным темам и вопросам;

- о крае;

- об отдельных видах или жанрах произведений и т. д.

Важно иметь в виду, что библиотеки, носящие имена каких-либо деятелей, органи­зуют, ведут и активно используют в работе с читателями постоянные персональные картотеки.

Во избежание существенных потерь информации родственные деления картотек различных видов должны быть связаны системой ссылок. Кроме того, картотеки и каталоги (прежде всего СК, общая библиографическая, краеведческая и тематические картотеки, если они ведутся) должны быть взаимосвязаны и дополнять друг друга. Это достигается с помощью ссылок на аналогичные деления СК и картотек в едином алфавитно-предметном указателе, в котором преду­сматриваются также персоналии (информация о каждом лице, включающая фамилию, инициалы и область деятельности). АПУ регулярно пополняется новыми понятиями и персональными рубриками, что повышает его поисковые возможности и обеспечивает наибольшую эффективность использования каталогов и картотек.

В библиотеке главной картотекой является систематическая картотека статей (СКС). Ее назначение – раскрыть содержание журналов и периодических изданий, в которых наиболее оперативно освещаются вопросы, необходимые студентам для учебы, а также актуальные проблемы общественной жизни. По некоторым вопросам СКС является единственным источником поиска информации, которая еще не нашла отражения в монографических трудах.  По тематике отражаемых материалов она является универсальной. Структура картотеки аналогична структуре систематического каталога, однако отличается более дробной детализацией разделов и подразделов ввиду того, что по каждой теме статей публикуется больше, чем книжных изданий. Поэтому возникает необходимость вводить новые деления в разделах и подразделах с тем, чтобы за каждым разделителем имелось не более 40-50 карточек (библиотечная норма). Карточки располагаются в систематическом порядке по ББК, а внутри деления – в обратно- хронологическом порядке. Карточки в пределах раздела расставляются в следующем порядке: сначала карточки на официальные материалы (законы, постановления), а затем на статьи и прочие материалы других авторов. Такая группировка позволяет, с одной стороны, представить в самом начале раздела (подраздела) новейшие статьи, а с другой – облегчает работу по удалению устаревших материалов из картотеки. Сроки хранения карточек в СКС строго не регламентированы, но в среднем  материалы по общественным наукам хранятся в картотеке 3-4 года, по естествознанию и техническим наукам – 4-5 лет. Для облегчения поиска материала по темам и предметам существует алфавитно-предметный указатель – единый к систематическому каталогу и СКС. Для поддержания СКС в порядке проводится плановое и текущее редактирование рубрик и подрубрик, введение новых тематических делений, разукрупнение, а также удаление устаревших материалов.

Предметная картотека раскрывает фонд библиотеки по содержанию. В ней отражается литература по определенному предмету, явлению, понятию, проблеме. Можно сказать, что предметная картотека это часть систематического каталога, но в ней собрана литература по конкретному предмету, теме независимо от того, с позиции какой отрасли знания излагается материал в книге. Поэтому в предметной картотеке можно в одном месте поместить литературу, которая в систематическом каталоге будет разбросана по разным разделам. 

По своей структуре предметная картотека напоминает энциклопедический словарь, где основные понятия расположены по алфавиту первых слов. Это облегчает поиск литературы в картотеке. Если в пределах рубрики собрано большое количество литературы, то для удобства пользования вводятся подрубрики, разбивающие литературу по дополнительным признакам.

Краеведческая картотека включает разнообразную по содержанию, типам и видам печатную продукцию о крае (Мурманская область). Это и книги, разделы, главы, параграфы, абзацы из книг, статьи и рецензии из периодических и продолжающихся изданий, сборников, изобразительные и картографические материалы. Содержание этих документов весьма различно (история, экономика края, здравоохранение, культура и т.д.), но всех их объединяет один аспект – непосредственное отношение к Мурманской области. Краеведческая картотека включает следующие разделы: история Мурманской области, географические и экономические особенности региона, экология, особенности развития промышленности, сельского хозяйства, транспорта, сведения демографического характера, сведения о культуре, образовании, науке и искусстве региона, художественная литература, фольклор. В пределах разделов часто выделяются рубрики персонального характера, касающиеся жизни и творчества выдающихся деятелей науки и культуры, лидеров общественной жизни и т.д.

Картотека заглавий художественных произведений позволяет быстро установить фамилию автора того или иного произведения, заинтересовавшего читателя. В картотеке отражаются не только отдельно изданные художественные  произведения, но и произведения, опубликованные в литературно-художественных журналах. Все карточки в картотеке расставляются в алфавите заглавий произведений и отделяются друг от друга буквенными и слоговыми разделителями. Эта картотека содержит минимум сведений (название произведения, его жанр, фамилия автора) и способствует быстрому поиску запрашиваемых романов, повестей, сборников стихотворений.

Картотека научных трудов преподавателей отражает научные публикации, принадлежащие преподавателям вуза. В ней отражаются сведения о научных работах, имеющихся не только в фонде одной библиотеки, но и в фондах других библиотек. Публикации располагаются по алфавиту фамилий, а внутри карточки – описание работ в обратной хронологии.

Картотека выдающихся исторических личностей предназначена для удовлетворения запросов на литературу о жизни и деятельности исторических личностей. Большое значение эта картотека имеет для исторического факультета вуза. Материал о конкретной исторической личности объединен за одним разделителем, на котором пишется фамилия, имя, отчество и годы жизни. Организуется картотека путем дублирования карточек СК и СКС, разделители с фамилиями лиц располагаются в алфавитном порядке, а внутри сначала  приводятся сведения о произведениях лица, а затем литература о жизни и деятельности.

Картотека периодических изданий отражает всю информацию о наличии в фонде библиотеки всех выписываемых ранее и получаемых на данный момент периодических изданий (газеты, журналы).

Картотека методических пособий вуза отражает всю информацию о выпущенных в вузе методических указаниях, методических пособиях для всех специальностей и разных форм обучения (очной и заочной).

Картотека читателей отражает краткую информацию о читателях  библиотеки. С начала каждого календарного (январь) года она ведется заново. Картотека позволяет фиксировать, сколько читателей записано в библиотеку, с каких факультетов и какой формы обучения (очная, заочная). Предыдущие картотеки хранятся в течение 5 лет (срок обучения в вузе). На карточке записывается информация: фамилия, имя, отчество читателя; год рождения; домашний адрес; факультет и форма обучения; место работы.

Картотека отказов состоит из запросов читателей на определенные книги, которых нет в фонде библиотеки. Эта картотека позволяет выявить пропуски в комплектовании фонда и устранить их.

Таким образом, система каталогов и картотек (в традиционном варианте) — это часть СБА библиотеки, представляющая собой сово­купность планомерно организованных, взаимосвязанных и дополняющих друг друга карточных каталогов и картотек.

Отличие каталогов от картотек состоит в следующем. Каталоги строго соответствуют фонду библиотеки, а для аналитической обработ­ки и последующего отражения в картотеках из общего фонда отбирают­ся наиболее ценные в информационном отношении издания (с учетом спроса читателей). Кроме того, кар­тотеки могут содержать сведения о материалах, которых уже нет в би­блиотеке, так как издания давно списаны. Перечень расписываемых изданий ежегодно просматривают и корректируют с учетом читатель­ского спроса.

2.3. Библиографический поиск

Из тысячи разнообразных тем читателя, возможно, интересует одна, и ему  срочно нужна литература именно на эту тему. На поиск хотелось бы затратить как можно меньше времени.

Что в таком случае может быть лучше систематического каталога библиотеки? Он предоставит сведения о книгах, которые есть в библиотеке. Ранее уже говорилось о том, что к систематическому каталогу есть алфавитно-предметный указатель.

Вначале необходимо сформулировать тему, а найти ее название в алфавитно-предметном указателе легко, так как все карточки здесь располагаются в алфавитном порядке тем (рубрик).

На каждой карточке дается отсылка к индексу раздела каталога. Раздел найти не трудно, потому что в систематическом каталоге все основные отделы, разделы и последующие деления обозначаются последовательно цифрами и буквами.

В алфавитно-предметном указателе к систематическому каталогу находим, например, рубрику:

“Календари” (с отсылкой к разделу “Печать. Издательское дело” “76”);

“Календарь” (с отсылкой к разделу “Астрономия” “22.6”);

”Календари природы” (с отсылкой к разделу “Биология” “28”).

Может быть, что книг вам недостаточно. В таком случае индекс поможет быстро найти аналогичную рубрику в систематической картотеке статей.

Однако возможности тематического поиска на этом не исчерпываются. И вовсе не потому, что в фонде библиотеки нет ничего на интересующую читателя  тему. Литература есть, но по различным причинам она не отражена в каталогах и картотеках. Нужно использовать другие библиографические источники. Их много. Есть источники прямые и косвенные.

Прямые источники – это всевозможные библиографические указатели, списки, которые содержат списки книг, статей и т.д.

В косвенных источниках библиографическая информация содержится как бы в скрытом, неявном виде. Это пристатейная, прикнижная библиография.

Однако косвенный источник может оказаться самым ценным, нередко это библиографическая сноска с небольшим перечнем  названий, который отражает с наибольшей полнотой “литературу вопроса”. Но, чтобы найти такую сноску, придется прочитать или хотя бы просмотреть книгу или статью.

Основную литературу по теме можно найти в пристатейных списках  энциклопедий. В них указаны важнейшие источники изучения темы, лучшие книги и статьи, содержание которых восполняет неизбежную краткость информации в энциклопедических справках. Конечно, объем этих списков ограничен, но иногда они очень полные. Например, к статье “Относительности теория” в 3-м издании БСЭ (том 18) приложен перечень литературы, в котором выделены рубрики: Классические труды. – Учебники и монографии. –  Популярная литература. – Обзоры. – История.

Небольшой перечень литературы к статье на узкую тему может оказаться единственным источником поиска. Например, читателя интересует литература по теме “эпиграф”. Краткая литературная энциклопедия советует прочитать статью из старой энциклопедии и отрывки из двух книг. Ни в каталогах библиотек, ни в библиографических указателях этот материал специально не отражен.

Для поиска по теме большим подспорьем является библиографическое пособие. Примером комплексного библиографического пособия может служить издание: Эдер, О.К. ОАО “Апатит” – 70 лет: Краткий рекомендательный указатель литературы / О.К. Эдер. – Кировск, 1999. – 66 с.

Указатель включает книги и статьи из сборников, журналов, центральных и местных газет, материалы из фонда музея им. С.М. Кирова.

Важное достоинство библиографического источника – возможность быстрого нахождения нужной литературы. Вспомогательные указатели – именной и указатель заглавий без авторов – позволят легко и быстро найти ответы на разные вопросы, а в разделе ,,ОАО “Апатит” в литературе” несложно будет выяснить, в каких произведениях прозы, поэзии, кинодраматургии описаны дела и люди комбината.

Может случиться так, что по теме обнаружатся несколько источников информации. Тогда нужно сначала сравнить их между собой и определить последовательность просмотра. Например, если читателя интересует творчество Э.Хемингуэя, можно обратиться к “Краткой литературной энциклопедии” (том 8, 1975), где кроме биографической статьи помещен список литературы, в котором отмечен также библиографический указатель “Эрнест Хемингуэй” (М., 1970). Однако более новую рекомендательную информацию содержит справочник “Основные произведения иностранной литературы” (5-е изд., М., 1983, С.451-455) – с него и следует начинать тематический поиск.